Dropbox è una soluzione semplice per il salvataggio dei file. Sarà possibile rendere accessibili stessi file tra più computer con la semplice installazione di Dropbox su ogni computer che si utilizza regolarmente.

Questa azione consente di sincronizzare file tra computer con facilità. Tuttavia, un esame più attento rivela che questo programma non è adatto per essere usato come una soluzione completa di backup online.

La cartella Dropbox, che è comodamente posizionata sul desktop del PC, al momento dell'installazione, serve come il principale strumento grafico che si connette ai server di Dropbox su Internet. Fondamentalmente, per qualsiasi tipo di file da sottoporre a backup automaticamente in linea, è necessario copiarla / spostarla / salvarla nella cartella Dropbox.

Uno dei vantaggi di salvare i file su Dropbox è però che è possibile ripristinare versioni precedenti che sono stati conservati nel loro server fino a un massimo di 30 giorni. Se si aggiorna da una versione a pagamento di Dropbox, tale limite viene soppresso. Ciò significa che è possibile eseguire un numero illimitato di "undo" fino a trovare la versione che si desidera ripristinare.

Se si inizia a lavorare su un documento Word o un foglio di Excel in vostro computer in ufficio e si vuole continuare a lavorare a casa, è sufficiente copiare il file nella cartella Dropbox. Poi, una volta arrivati a casa, si accende il PC, aprire la sua cartella Dropbox, e lo stesso file sarà in attesa.

A differenza di altre applicazioni web-based che richiedono una connessione costante a Internet, Dropbox ti permette di lavorare anche quando sei offline. Ciò significa che, se stai lavorando su un computer portatile e si salva il file nella cartella Dropbox, è comunque possibile lavorare sullo stesso file, anche quando si passa a una posizione in cui non si ha accesso a Internet. Una volta arrivati di nuovo online, il sistema automaticamente sincronizza i file.
Se si lavora all'interno di una rete locale (LAN) e ci sono le cartelle Dropbox in postazioni di lavoro differenti, la sincronizzazione di file può avvenire molto più rapidamente.

In un paio di passaggi, è possibile condividere i file già esistenti con gli utenti Dropbox. Gli utenti non Dropbox riceveranno un invito via e-mail di registrazione. Dopo la registrazione, si possono quindi avere accesso ai file condivisi, consentendo a tutti di lavorare sullo stesso file nello stesso momento.
È inoltre possibile specificare chi ha accesso al file o la cartella che se si desidera solo condividere alcuni file con certe persone. I file nella cartella pubblica, d'altro canto, sono visibili da chiunque.

Per quanto riguarda le immagini, è possibile condividerle anche con utenti non-Dropbox perché saranno visualizzate in una galleria che possono essere visualizzate online. Ciò è particolarmente conveniente per gli utenti non Dropbox che non vogliono passare attraverso il processo di registrazione solo per visualizzare le foto.
 
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